1. Préambule
La présente politique vise toute personne oeuvrant au Centre de Crise de l’Ouest de l’Ile, incluant les employés, bénévoles, collaborateurs externes et toute autre personne ayant accès à des renseignements confidentiels ou personnels dans le cadre de ses fonctions.
2. Objectifs
- Assurer la protection des renseignements personnels et de santé des usagers, employés et partenaires;
- Responsabiliser toute personne ayant accès à ces données quant aux obligations légales, déontologiques et professionnelles qui s’y rattachent;
- Favoriser une culture organisationnelle fondée sur le respect, la transparence et la sécurité de l’information.
3. Définitions
- Renseignement personnel : Toute information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
- Renseignement de santé : Tout renseignement lié à l’état de santé physique ou mentale d’une personne, aux services reçus, ou à ses déterminants personnels.
- Traitement : Toute opération liée aux renseignements personnels, incluant leur collecte, conservation, utilisation, transmission, anonymisation ou destruction.
- Personne concernée : Individu dont les renseignements personnels sont traités.
- Consentement : Autorisation libre, éclairée et spécifique donnée par une personne pour le traitement de ses données.
- Responsable du traitement : Organisation ou personne déterminant les finalités et les moyens du traitement des renseignements.
- Fournisseur ou sous-traitant : Toute partie traitant des données pour le compte de l’organisation.
4. Principes directeurs du traitement des renseignements personnels
Le Centre de crise de l’Ouest-de-l’Île applique les principes suivants dans toute collecte ou traitement de renseignements personnels :
- Licéité, loyauté, transparence : Les données sont traitées de façon légale, juste et transparente.
- Finalité déterminée : Les données sont recueillies pour des objectifs spécifiques, explicites et légitimes.
- Minimisation : Seules les données nécessaires à la finalité sont recueillies.
- Exactitude : Les renseignements doivent être à jour et exacts.
- Limitation de la conservation : Les données sont conservées seulement pendant la durée nécessaire.
- Intégrité et confidentialité : Les données sont protégées contre l’accès non autorisé, la perte ou l’usage abusif.
- Responsabilité : Le Centre de crise de l’Ouest-de-l’Île documente et justifie ses choix de traitement conformément aux lois applicables.
5. Lois et règlements applicables
Le Centre de crise de l’Ouest-de-l’Île se conforme aux lois suivantes :
- Loi 25 – Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (QC)
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
- Loi sur les services de santé et les renseignements de santé
- Charte des droits et libertés de la personne
- Code civil du Québec
- Codes de déontologie professionnels applicables
Révision : MAI 2025
Section renseignements personnels
1. Collecte et traitement des renseignements personnels
Les données sont collectées uniquement dans le cadre des activités du Centre de crise de l’Ouest-de-l’Île et incluent notamment :
- Formulaires en ligne (plaintes, dons, candidatures);
- Échanges téléphoniques (ligne d’intervention);
- Courriels et inscriptions aux événements;
- Témoins de navigation sur le site Web
Chaque collecte est accompagnée d’un objectif explicite, d’un consentement éclairé, et d’un accès restreint au personnel autorisé.
2. Conservation, sécurité et destruction
- Les renseignements sont conservés pour une durée définie dans un calendrier de conservation et détruits de manière sécurisée.
- Les données sont hébergées principalement au Québec.
- Des mesures techniques et organisationnelles protègent contre l'accès non autorisé, la perte ou la divulgation.
3. Témoins (cookies) et outils analytiques
Le site utilise des fichiers témoins (cookies) à des fins de navigation, d’analyse et de performance. L’utilisateur peut consentir ou refuser ces fichiers via une bannière conforme (avec option "Tout refuser").
Voir Annexe A – Politique sur les fichiers témoins, en bas de page.
4. Droits des personnes concernées
Conformément à la Loi 25, toute personne dispose des droits suivants :
- Accès à ses renseignements;
- Rectification;
- Retrait du consentement;
- Portabilité;
- Opposition ou limitation du traitement;
- Refus ou restriction d’accès à ses renseignements de santé par certains intervenants
Des procédures spécifiques s’appliquent aux mineurs selon l’âge (moins de 14 ans, 14 ans et plus) et aux majeurs inaptes.
5. Engagement du personnel et comportement attendu
Chaque personne oeuvrant au sein de l’organisme doit :
- Protéger la confidentialité des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions;
- Ne pas accéder à des dossiers ou données non pertinents à ses fonctions;
- Éviter les discussions confidentielles dans des lieux publics ou accessibles à des personnes non concernées;
- Conserver tout document contenant des renseignements personnels dans des espaces verrouillés;
- Ne pas partager ses mots de passe ou accès informatiques.
6. Notification d’incident
En cas d’incident de confidentialité, le Centre de crise de l’Ouest-de-l’Île prendra les mesures suivantes :
- Évaluation des risques
- Avis à la Commission d’accès à l’information si nécessaire
- Avis aux personnes concernées, si le risque est sérieux
- Documenter l’incident et mettre en oeuvre des mesures correctives
7. Responsable de la protection des renseignements personnels.
Christine Richard
confidentialite@centredecriseoi.com
8. Révision et conformité
- La présente politique est révisée au moins une fois par année.
- Des audits internes et des formations sont effectués pour assurer la conformité continue
* Il est à noter que le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
Rédaction originale : Mai 2025
